Tři možnosti odesílání citlivých dokumentů: fax, e-mail, sdílení šifrovaných souborů. Každý má specifické přednosti.
Použijte fax, když:
– Příjemce výslovně požaduje fax (zdravotní péče, státní správa, některé právní předpisy)
- Potřebujete právní záznam přenosu s časovým razítkem
- Dokument je podepsán a potřebujete potvrzený příjem
- Vyžaduje se soulad s HIPAA (fax je starý)
Použijte e-mail, když:
- Dokument má nízkou až střední citlivost
- Příjemce preferuje e-mail
- Potřebujete trvalý záznam s možností vyhledávání
- Odesíláte známému důvěryhodnému příjemci
Použijte šifrované sdílení souborů, když:
- Dokument je vysoce citlivý (lékařské záznamy, právní smlouvy, finanční údaje)
- Velikost souboru přesahuje 25 MB (většina e-mailových limitů)
- Chcete sledování přístupu na straně příjemce
- Musíte nastavit data vypršení platnosti
Služby pro sdílení šifrovaných souborů, které se vyplatí používat:
- Tresorit Odeslat — Šifrování s nulovými znalostmi, zdarma pro 5GB soubory
- Firefox Send (ukončeno – RIP)
- WeTransfer — bezplatné 2GB přenosy, ve výchozím nastavení nešifrované
- Přenos pomocí Dropboxu – šifrované, 11,99 $ měsíčně
- Odeslat Sync.com — šifrování s nulovými znalostmi, zdarma
- Apple iCloud Mail Drop — zdarma 5 GB, zašifrováno
Šifrování e-mailu (pokud musíte používat e-mail):
- ProtonMail — ve výchozím nastavení šifrováno end-to-end
- Tutanota — podobné, standardně zašifrované
- Důvěrný režim Gmailu — přidává expiraci + ochranu snímku obrazovky (není skutečné šifrování)
- PGP klíče — stará škola, ale neprůstřelná, pokud se obě strany zřídí
Srovnávací tabulka:
| Potřeba | Fax | Email | Šifrované sdílení |
|---|---|---|---|
| HIPAA-vyžadováno | ✓ | ✗ | Někdy |
| Právní doklad o doručení | ✓ | Slabý | ✓ |
| Časové razítko | ✓ | Slabý | ✓ |
| Velké soubory (>25 MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Šifrování | Závislý na přepravci | Závislý na serveru | ✓ |
| Cena | Zdarma (některé) | Zdarma | Volný-střed |
| Rychlost | 1-3 min | Vteřiny | Vteřiny |
Kdy NEPOUŽÍVAT fax:
- Barevné dokumenty (většina faxů je černobílá)
- Fotografie vyžadující detaily
- Dokumenty nad 50 stran
- Mezinárodní (drahé na stránku)
Právní rámec:
1. Určil příjemce způsob doručení? Použijte to.
2. Vyžaduje dokument podepsané potvrzení? Použijte fax nebo doporučenou poštu.
3. Je to méně než 25 MB a důvěryhodnému příjemci? Použijte e-mail.
4. Je citlivý + velký? Používejte šifrované sdílení souborů.
5. Je to smlouva s digitálním podpisem? Použijte DocuSign nebo HelloSign (zvládá také právní ověření).
Pro příležitostné potřeby faxování, Fax wikishopline je zdarma pro první 3 stránky měsíčně.