Drei Möglichkeiten zum Versenden sensibler Dokumente: Fax, E-Mail, verschlüsselte Dateifreigabe. Jeder hat spezifische Stärken.
Verwenden Sie Fax, wenn:
- Der Empfänger verlangt ausdrücklich ein Fax (Gesundheitswesen, Regierung, bestimmte rechtliche)
- Sie benötigen einen mit einem Zeitstempel versehenen rechtlichen Übertragungsnachweis
- Das Dokument ist unterschrieben und Sie benötigen eine Empfangsbestätigung
- HIPAA-Konformität ist erforderlich (Fax ist Bestandsschutz)
Verwenden Sie E-Mail, wenn:
- Das Dokument weist eine niedrige bis mittlere Empfindlichkeit auf
- Empfänger bevorzugt E-Mail
- Sie benötigen einen permanent durchsuchbaren Datensatz
- Sie senden an einen bekannten, vertrauenswürdigen Empfänger
Verwenden Sie die verschlüsselte Dateifreigabe, wenn:
- Das Dokument ist hochsensibel (Krankenakten, rechtliche Verträge, Finanzen)
- Dateigröße übersteigt 25 MB (die meisten E-Mail-Grenzwerte)
- Sie wünschen eine empfängerseitige Zugriffsverfolgung
- Sie müssen Ablaufdaten festlegen
Verschlüsselte Filesharing-Dienste, die es wert sind, genutzt zu werden:
- Tresorit senden – wissensfreie Verschlüsselung, kostenlos für 5-GB-Dateien
- Firefox senden (eingestellt – RIP)
- WeTransfer — kostenlose 2-GB-Übertragungen, standardmäßig nicht verschlüsselt
- Dropbox-Übertragung – verschlüsselt, 11,99 $/Monat
- Sync.com senden – Zero-Knowledge-Verschlüsselung, kostenlos
- Apple iCloud Mail Drop — kostenlose 5 GB, verschlüsselt
E-Mail-Verschlüsselung (falls Sie E-Mail verwenden müssen):
- ProtonMail — Standardmäßig Ende-zu-Ende-verschlüsselt
- Tutanota – ähnlich, standardmäßig verschlüsselt
- Vertraulicher Gmail-Modus – fügt Ablauf- und Screenshot-Schutz hinzu (keine echte Verschlüsselung)
- PGP-Schlüssel – altmodisch, aber kugelsicher, wenn beide Seiten mithalten
Vergleichstabelle:
| Brauchen | Fax | E-Mail | Verschlüsselte Freigabe |
|---|---|---|---|
| HIPAA-erforderlich | ✓ | ✗ | Manchmal |
| Rechtsgültiger Liefernachweis | ✓ | Schwach | ✓ |
| Mit Zeitstempel versehen | ✓ | Schwach | ✓ |
| Große Dateien (>25 MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Verschlüsselung | Trägerabhängig | Serverabhängig | ✓ |
| Kosten | Kostenlos (einige) | Kostenlos | Free-Mid |
| Geschwindigkeit | 1-3 Minuten | Sekunden | Sekunden |
Wann Sie Fax NICHT verwenden sollten:
- Farbdokumente (die meisten Faxe sind schwarzweiß)
- Fotos, die Details erfordern
- Dokumente über 50 Seiten
- International (teuer pro Seite)
Der Anwaltsrahmen:
1. Hat der Empfänger eine Versandart angegeben? Benutze das.
2. Ist für das Dokument eine unterschriebene Quittung erforderlich? Verwenden Sie Fax oder Einschreiben.
3. Ist es weniger als 25 MB groß und an einen vertrauenswürdigen Empfänger gerichtet? Verwenden Sie E-Mail.
4. Ist es empfindlich + groß? Nutzen Sie verschlüsselte Dateifreigabe.
5. Handelt es sich um einen Vertrag mit digitaler Signatur? Verwenden Sie DocuSign oder HelloSign (übernimmt auch die rechtliche Validierung).
Für den gelegentlichen Faxbedarf Wikishopline-Fax ist für die ersten 3 Seiten monatlich kostenlos.