Τρεις επιλογές για την αποστολή ευαίσθητων εγγράφων: φαξ, email, κρυπτογραφημένη κοινή χρήση αρχείων. Το καθένα έχει συγκεκριμένα δυνατά σημεία.
Χρησιμοποιήστε φαξ όταν:
- Ο παραλήπτης απαιτεί ρητά φαξ (υγειονομική περίθαλψη, κυβέρνηση, ορισμένα νομικά)
- Χρειάζεστε ένα νόμιμο αρχείο μετάδοσης με χρονική σφραγίδα
- Το έγγραφο είναι υπογεγραμμένο και χρειάζεστε επιβεβαιωμένη απόδειξη
- Απαιτείται συμμόρφωση με το HIPAA (το φαξ παρέχεται)
Χρησιμοποιήστε email όταν:
- Το έγγραφο είναι χαμηλής έως μεσαίας ευαισθησίας
- Ο παραλήπτης προτιμά το email
- Χρειάζεστε μια μόνιμη εγγραφή με δυνατότητα αναζήτησης
- Στέλνετε σε γνωστό, αξιόπιστο παραλήπτη
Χρησιμοποιήστε κρυπτογραφημένη κοινή χρήση αρχείων όταν:
- Το έγγραφο είναι εξαιρετικά ευαίσθητο (ιατρικά αρχεία, νομικές συμβάσεις, οικονομικά)
- Το μέγεθος αρχείου υπερβαίνει τα 25 MB (τα περισσότερα όρια email)
- Θέλετε παρακολούθηση πρόσβασης από την πλευρά του παραλήπτη
- Πρέπει να ορίσετε ημερομηνίες λήξης
Κρυπτογραφημένες υπηρεσίες κοινής χρήσης αρχείων που αξίζει να χρησιμοποιήσετε:
- Tresorit Send — κρυπτογράφηση μηδενικής γνώσης, δωρεάν για αρχεία 5 GB
- Αποστολή Firefox (διακοπή — RIP)
- WeTransfer — δωρεάν μεταφορές 2 GB, μη κρυπτογραφημένες από προεπιλογή
- Μεταφορά Dropbox — κρυπτογραφημένο, 11,99 $/μήνα
- Sync.com Αποστολή — κρυπτογράφηση μηδενικής γνώσης, δωρεάν
- Apple iCloud Mail Drop — δωρεάν 5 GB, κρυπτογραφημένο
Κρυπτογράφηση email (εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε email):
- ProtonMail — κρυπτογραφημένο από άκρο σε άκρο από προεπιλογή
- Tutanota — παρόμοια, κρυπτογραφημένη από προεπιλογή
- Εμπιστευτική λειτουργία Gmail — προσθέτει προστασία λήξης + στιγμιότυπο οθόνης (όχι αληθινή κρυπτογράφηση)
- Κλειδιά PGP — παλιό σχολείο, αλλά αλεξίσφαιρο, αν και οι δύο πλευρές στηθούν
Συγκριτικός πίνακας:
| Ανάγκη | Φαξ | Email | Κρυπτογραφημένη κοινή χρήση |
|---|---|---|---|
| Απαιτείται HIPAA | ✓ | ✗ | Μερικές φορές |
| Νόμιμη απόδειξη παράδοσης | ✓ | Αδύναμος | ✓ |
| Χρονοσήμανση | ✓ | Αδύναμος | ✓ |
| Μεγάλα αρχεία (>25MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Κρυπτογράφηση | Εξαρτάται από τον φορέα | Εξαρτάται από τον διακομιστή | ✓ |
| Κόστος | Δωρεάν (μερικά) | Δωρεάν | Ελεύθερο-μέσο |
| Ταχύτητα | 1-3 λεπτά | Δευτερόλεπτα | Δευτερόλεπτα |
Πότε ΔΕΝ πρέπει να χρησιμοποιείτε φαξ:
- Έγχρωμα έγγραφα (τα περισσότερα φαξ είναι ασπρόμαυρα)
- Φωτογραφίες που απαιτούν λεπτομέρειες
- Έγγραφα άνω των 50 σελίδων
- Διεθνές (ακριβό ανά σελίδα)
Το δικηγορικό πλαίσιο:
1. Έχει ορίσει ο παραλήπτης τρόπο παράδοσης; Χρησιμοποιήστε το.
2. Το έγγραφο απαιτεί υπογεγραμμένη απόδειξη; Χρησιμοποιήστε φαξ ή συστημένη αλληλογραφία.
3. Είναι κάτω από 25 MB και σε αξιόπιστο παραλήπτη; Χρησιμοποιήστε email.
4. Είναι ευαίσθητο + μεγάλο; Χρησιμοποιήστε κρυπτογραφημένη κοινή χρήση αρχείων.
5. Είναι συμβόλαιο ψηφιακής υπογραφής; Χρησιμοποιήστε το DocuSign ή το HelloSign (χειρίζεται επίσης νομική επικύρωση).
Για περιστασιακές ανάγκες φαξ, Φαξ Wikishopline είναι δωρεάν για τις πρώτες 3 σελίδες κάθε μήνα.