Tres opciones para enviar documentos confidenciales: fax, correo electrónico y uso compartido de archivos cifrados. Cada uno tiene fortalezas específicas.
Utilice el fax cuando:
- El destinatario requiere explícitamente el fax (atención médica, gobierno, ciertos asuntos legales)
- Necesita un registro legal de transmisión con sello de tiempo
- El documento está firmado y necesita acuse de recibo
- Se requiere el cumplimiento de HIPAA (el fax está protegido)
Utilice el correo electrónico cuando:
- El documento tiene una sensibilidad baja a media.
- El destinatario prefiere el correo electrónico
- Necesita un registro permanente con capacidad de búsqueda
- Estás enviando a un destinatario conocido y confiable
Utilice el uso compartido de archivos cifrados cuando:
- El documento es altamente sensible (registros médicos, contratos legales, financieros)
- El tamaño del archivo supera los 25 MB (la mayoría de los límites de correo electrónico)
- Quiere realizar un seguimiento del acceso del lado del destinatario
- Es necesario establecer fechas de vencimiento.
Servicios para compartir archivos cifrados que vale la pena usar:
- Enviar — cifrado de conocimiento cero, gratuito para archivos de 5 GB
- Firefox Enviar (descontinuado - QEPD)
- NosotrosTransferimos — transferencias gratuitas de 2 GB, no cifradas de forma predeterminada
- Transferencia de Dropbox — cifrado, $11,99/mes
- Sync.com Enviar — cifrado de conocimiento cero, gratuito
- Envío de correo de iCloud de Apple — 5 GB gratis, cifrados
Cifrado de correo electrónico (si debe utilizar el correo electrónico):
- Correo de protones — cifrado de extremo a extremo de forma predeterminada
- Tutanota - similar, cifrado por defecto
- Modo confidencial de Gmail — agrega caducidad + protección de captura de pantalla (no es cifrado verdadero)
- claves PGP — de la vieja escuela, pero a prueba de balas si ambas partes se preparan
Tabla comparativa:
| Necesidad | Fax | Correo electrónico | Compartir cifrado |
|---|---|---|---|
| Requiere HIPAA | ✓ | ✗ | A veces |
| Comprobante legal de entrega | ✓ | Débil | ✓ |
| Con marca de tiempo | ✓ | Débil | ✓ |
| Archivos grandes (>25 MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Cifrado | Dependiente del operador | Dependiente del servidor | ✓ |
| Costo | Gratis (algunos) | Gratis | Libre-medio |
| Velocidad | 1-3 minutos | Segundos | Segundos |
Cuándo NO utilizar el fax:
- Documentos en color (la mayoría de los faxes son en blanco y negro)
- Fotos que requieren detalle
- Documentos de más de 50 páginas.
- Internacional (caro por página)
El marco del abogado:
1. ¿El destinatario ha especificado un método de entrega? Usa eso.
2. ¿El documento requiere recibo firmado? Utilice fax o correo certificado.
3. ¿Tiene menos de 25 MB y está dirigido a un destinatario confiable? Utilice el correo electrónico.
4. ¿Es sensible + grande? Utilice el uso compartido de archivos cifrados.
5. ¿Es un contrato de firma digital? Utilice DocuSign o HelloSign (también se encarga de la validación legal).
Para necesidades ocasionales de fax, Fax de Wikishopline es gratis para las primeras 3 páginas mensuales.