سه گزینه برای ارسال اسناد حساس: فکس، ایمیل، اشتراک گذاری فایل رمزگذاری شده. هر کدام نقاط قوت خاصی دارند.
استفاده از فکس زمانی که:
- گیرنده صریحاً به فکس (مراقبت های بهداشتی، دولتی، حقوقی خاص) نیاز دارد.
- شما به یک سابقه قانونی ارسال شده با مهر زمان نیاز دارید
- سند امضا شده است و شما نیاز به رسید تایید شده دارید
- انطباق با HIPAA مورد نیاز است (فکس به صورت پدربزرگ است)
استفاده از ایمیل زمانی که:
- سند دارای حساسیت کم تا متوسط است
- گیرنده ایمیل را ترجیح می دهد
- به یک سابقه قابل جستجوی دائمی نیاز دارید
- شما در حال ارسال به یک گیرنده شناخته شده و قابل اعتماد هستید
از اشتراک گذاری فایل رمزگذاری شده در موارد زیر استفاده کنید:
- سند از حساسیت بالایی برخوردار است (سوابق پزشکی، قراردادهای حقوقی، مالی)
- اندازه فایل بیش از 25 مگابایت است (اکثر محدودیت های ایمیل)
- شما ردیابی دسترسی سمت گیرنده را می خواهید
- باید تاریخ انقضا را تعیین کنید
خدمات اشتراک گذاری فایل رمزگذاری شده ارزش استفاده از:
- Tresorit Send - رمزگذاری دانش صفر، رایگان برای فایل های 5 گیگابایتی
- فایرفاکس ارسال کنید (قطع - RIP)
- WeTransfer - انتقال رایگان 2 گیگابایتی، به طور پیش فرض رمزگذاری نشده است
- انتقال دراپ باکس - رمزگذاری شده، 11.99 دلار در ماه
- Sync.com ارسال کنید - رمزگذاری دانش صفر، رایگان
- Apple iCloud Mail Drop - 5 گیگابایت رایگان، رمزگذاری شده
رمزگذاری ایمیل (اگر باید از ایمیل استفاده کنید):
- پروتون میل - به طور پیش فرض رمزگذاری شده از انتها به انتها
- توتانوتا - مشابه، به طور پیش فرض رمزگذاری شده است
- حالت محرمانه جیمیل - حفاظت از انقضا + عکس صفحه را اضافه می کند (رمزگذاری واقعی نیست)
- کلیدهای PGP - قدیمی اما ضد گلوله اگر هر دو طرف راه اندازی کنند
جدول مقایسه:
| نیاز | فکس | ایمیل | اشتراک گذاری رمزگذاری شده |
|---|---|---|---|
| HIPAA مورد نیاز | ✓ | ✗ | گاهی |
| اثبات قانونی تحویل | ✓ | ضعیف | ✓ |
| مهر زمان | ✓ | ضعیف | ✓ |
| فایل های بزرگ (بیش از 25 مگابایت) | ✗ | ✗ | ✓ |
| رمزگذاری | وابسته به حامل | وابسته به سرور | ✓ |
| هزینه | رایگان (بعضی) | رایگان | آزاد وسط |
| سرعت | 1-3 دقیقه | ثانیه | ثانیه |
زمانی که از فکس استفاده نکنید:
- اسناد رنگی (بیشتر فکس سیاه و سفید است)
- عکس هایی که نیاز به جزئیات دارند
- اسناد بیش از 50 صفحه
- بین المللی (گران قیمت در هر صفحه)
چارچوب حقوقی:
1. آیا گیرنده روش تحویل را مشخص کرده است؟ از آن استفاده کنید.
2. آیا سند نیاز به رسید امضا دارد؟ از فکس یا ایمیل ثبت شده استفاده کنید.
3. آیا زیر 25 مگابایت و برای یک گیرنده قابل اعتماد است؟ از ایمیل استفاده کنید
4. آیا حساس + بزرگ است؟ از اشتراک گذاری فایل های رمزگذاری شده استفاده کنید.
5. آیا این یک قرارداد امضای دیجیتال است؟ از DocuSign یا HelloSign استفاده کنید (همچنین اعتبار سنجی قانونی را انجام می دهد).
برای نیازهای گاه به گاه فکس، فکس Wikishopline برای 3 صفحه اول ماهانه رایگان است.