Trois options pour l'envoi de documents sensibles : fax, email, partage de fichiers cryptés. Chacun a des atouts spécifiques.
Utilisez le fax lorsque :
- Le destinataire requiert explicitement un fax (soins de santé, gouvernement, certains services juridiques)
- Vous avez besoin d'un acte légal de transmission horodaté
- Le document est signé et vous avez besoin d'un accusé de réception
- La conformité HIPAA est requise (le fax bénéficie de droits acquis)
Utilisez le courrier électronique lorsque :
- Le document est de sensibilité faible à moyenne
- Le destinataire préfère le courrier électronique
- Vous avez besoin d'un enregistrement permanent consultable
- Vous envoyez à un destinataire connu et fiable
Utilisez le partage de fichiers cryptés lorsque :
- Le document est très sensible (dossier médical, contrats juridiques, financiers)
- La taille du fichier dépasse 25 Mo (la plupart des limites de courrier électronique)
- Vous souhaitez un suivi des accès côté destinataire
- Vous devez définir des dates d'expiration
Services de partage de fichiers cryptés qui valent la peine d'être utilisés :
- Trésor Envoyer — cryptage sans connaissance, gratuit pour les fichiers de 5 Go
- Firefox Envoyer (abandonné - RIP)
- NousTransfert — transferts gratuits de 2 Go, non cryptés par défaut
- Transfert Dropbox — crypté, 11,99 $/mois
- Sync.com Envoyer — cryptage sans connaissance, gratuit
- Dépôt de courrier Apple iCloud — 5 Go gratuits, cryptés
Cryptage des e-mails (si vous devez utiliser le courrier électronique) :
- ProtonMail — chiffré de bout en bout par défaut
- Tutanota — similaire, chiffré par défaut
- Mode confidentiel de Gmail - ajoute une protection contre l'expiration + une capture d'écran (pas un véritable cryptage)
- Clés PGP - à l'ancienne mais à l'épreuve des balles si les deux parties s'installent
Tableau comparatif :
| Besoin | Télécopie | Courriel | Partage crypté |
|---|---|---|---|
| HIPAA-obligatoire | ✓ | ✗ | Parfois |
| Preuve légale de livraison | ✓ | Faible | ✓ |
| Horodaté | ✓ | Faible | ✓ |
| Fichiers volumineux (>25 Mo) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Cryptage | Dépendant du transporteur | Dépendant du serveur | ✓ |
| Coût | Gratuit (certains) | Gratuit | Libre-milieu |
| Vitesse | 1-3 minutes | Secondes | Secondes |
Quand NE PAS utiliser le fax :
- Documents couleur (la plupart des fax sont en noir et blanc)
- Photos nécessitant des détails
- Documents de plus de 50 pages
- International (cher par page)
Le cadre juridique :
1. Le destinataire a-t-il spécifié un mode de livraison ? Utilisez ça.
2. Le document nécessite-t-il un reçu signé ? Utilisez le fax ou le courrier recommandé.
3. La taille est-elle inférieure à 25 Mo et est-elle destinée à un destinataire de confiance ? Utilisez le courrier électronique.
4. Est-ce que c'est sensible + grand ? Utilisez le partage de fichiers cryptés.
5. Est-ce un contrat de signature numérique ? Utilisez DocuSign ou HelloSign (gère également la validation légale).
Pour des besoins occasionnels de fax, Télécopie Wikishopline est gratuit pour les 3 premières pages du mois.