שלוש אפשרויות לשליחת מסמכים רגישים: פקס, דואר אלקטרוני, שיתוף קבצים מוצפן. לכל אחד יש חוזקות ספציפיות.
השתמש בפקס כאשר:
- הנמען דורש במפורש פקס (בריאות, ממשלה, משפטים מסוימים)
- אתה צריך תיעוד משפטי עם חותמת זמן של שידור
- המסמך חתום ואתה צריך קבלה מאושרת
- נדרשת תאימות HIPAA (הפקס הוא סבא)
השתמש באימייל כאשר:
- המסמך בעל רגישות נמוכה עד בינונית
- הנמען מעדיף דוא"ל
- אתה צריך תיעוד קבוע שניתן לחיפוש
- אתה שולח לנמען מוכר ומהימן
השתמש בשיתוף קבצים מוצפן כאשר:
- המסמך רגיש ביותר (רשומות רפואיות, חוזים משפטיים, כספים)
- גודל הקובץ עולה על 25MB (רוב מגבלות האימייל)
- אתה רוצה מעקב אחר גישה מצד הנמען
- עליך להגדיר תאריכי תפוגה
שירותי שיתוף קבצים מוצפנים שכדאי להשתמש בהם:
- Tresorit Send - הצפנה ללא ידע, בחינם עבור קבצי 5GB
- Firefox שלח (הופסק - RIP)
- WeTransfer - העברות 2GB בחינם, לא מוצפנות כברירת מחדל
- העברת דרופבוקס - מוצפן, $11.99 לחודש
- Sync.com שלח - הצפנה ללא ידע, בחינם
- Apple iCloud Mail Drop - 5GB בחינם, מוצפן
הצפנת דואר אלקטרוני (אם עליך להשתמש בדוא"ל):
- ProtonMail - מוצפן מקצה לקצה כברירת מחדל
- טוטנוטה - דומה, מוצפן כברירת מחדל
- מצב סודי של Gmail - מוסיף תפוגה + הגנה על צילום מסך (לא הצפנה אמיתית)
- מפתחות PGP - אולד סקול אבל חסין כדורים אם שני הצדדים מוגדרים
טבלת השוואה:
| צריך | פקס | דוא"ל | שיתוף מוצפן |
|---|---|---|---|
| HIPAA-חובה | ✓ | ✗ | לפעמים |
| הוכחה משפטית למסירה | ✓ | חלש | ✓ |
| חותמת זמן | ✓ | חלש | ✓ |
| קבצים גדולים (>25MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| הצפנה | תלוי בספק | תלוי שרת | ✓ |
| עלות | חינם (חלק) | חינם | חופשי-אמצע |
| מהירות | 1-3 דקות | שניות | שניות |
מתי אסור להשתמש בפקס:
- מסמכים צבעוניים (רוב הפקסים הם שחור-לבן)
- תמונות הדורשות פירוט
- מסמכים מעל 50 עמודים
- בינלאומי (יקר לדף)
מסגרת עורכי הדין:
1. האם הנמען ציין שיטת משלוח? תשתמש בזה.
2. האם המסמך מצריך קבלה חתומה? השתמש בפקס או בדואר רשום.
3. האם זה מתחת ל-25MB ולנמען מהימן? השתמש באימייל.
4. האם זה רגיש + גדול? השתמש בשיתוף קבצים מוצפן.
5. האם זה חוזה חתימה דיגיטלית? השתמש ב-DocuSign או HelloSign (מטפל גם באימות משפטי).
לצורכי פקס מזדמנים, פקס ויקישוליין הוא בחינם עבור 3 העמודים הראשונים מדי חודש.