Tiga opsi untuk mengirim dokumen sensitif: faks, email, berbagi file terenkripsi. Masing-masing memiliki kekuatan tertentu.
Gunakan faks ketika:
- Penerima secara eksplisit memerlukan fax (layanan kesehatan, pemerintah, hukum tertentu)
- Anda memerlukan catatan resmi transmisi yang diberi cap waktu
- Dokumen telah ditandatangani dan Anda memerlukan tanda terima yang dikonfirmasi
- Kepatuhan HIPAA diperlukan (faks dikecualikan)
Gunakan email ketika:
- Dokumen memiliki sensitivitas rendah hingga sedang
- Penerima lebih memilih email
- Anda memerlukan catatan permanen yang dapat dicari
- Anda mengirim ke penerima yang dikenal dan tepercaya
Gunakan berbagi file terenkripsi ketika:
- Dokumen tersebut sangat sensitif (catatan medis, kontrak hukum, keuangan)
- Ukuran file melebihi 25MB (batas sebagian besar email)
- Anda ingin pelacakan akses sisi penerima
- Anda perlu menetapkan tanggal kedaluwarsa
Layanan berbagi file terenkripsi layak digunakan:
- Kirim Tresorit — enkripsi tanpa pengetahuan, gratis untuk file 5GB
- Kirim Firefox (dihentikan — RIP)
- KamiTransfer — transfer 2GB gratis, tidak dienkripsi secara default
- Transfer Dropbox — terenkripsi, $11,99/bulan
- Sync.com Kirim — enkripsi tanpa pengetahuan, gratis
- Penurunan Surat Apple iCloud — gratis 5GB, terenkripsi
Enkripsi email (jika Anda harus menggunakan email):
- ProtonMail — dienkripsi ujung ke ujung secara default
- Tutanota — serupa, dienkripsi secara default
- Mode rahasia Gmail — menambahkan perlindungan kedaluwarsa + tangkapan layar (bukan enkripsi sebenarnya)
- kunci PGP — kuno tapi antipeluru jika kedua belah pihak siap
Tabel perbandingan:
| Butuh | Faks | Surel | Bagikan Terenkripsi |
|---|---|---|---|
| Diperlukan HIPAA | ✓ | ✗ | Terkadang |
| Bukti sah pengiriman | ✓ | Lemah | ✓ |
| Dicap waktu | ✓ | Lemah | ✓ |
| File besar (>25MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Enkripsi | Bergantung pada operator | Tergantung server | ✓ |
| Biaya | Gratis (beberapa) | Gratis | Pertengahan bebas |
| Kecepatan | 1-3 menit | Detik | Detik |
Kapan TIDAK menggunakan faks:
- Dokumen berwarna (kebanyakan faks berwarna hitam-putih)
- Foto membutuhkan detail
- Dokumen lebih dari 50 halaman
- Internasional (mahal per halaman)
Kerangka pengacara:
1. Apakah penerima sudah menentukan metode pengiriman? Gunakan itu.
2. Apakah dokumen tersebut memerlukan tanda terima yang ditandatangani? Gunakan faks atau surat tercatat.
3. Apakah ukurannya di bawah 25 MB dan ditujukan kepada penerima yang tepercaya? Gunakan email.
4. Apakah sensitif + besar? Gunakan berbagi file terenkripsi.
5. Apakah ini kontrak tanda tangan digital? Gunakan DocuSign atau HelloSign (juga menangani validasi hukum).
Untuk kebutuhan faks sesekali, Faks Wikishopline gratis untuk 3 halaman pertama setiap bulan.