Tre opzioni per l'invio di documenti sensibili: fax, email, condivisione file crittografati. Ognuno ha punti di forza specifici.
Utilizzare il fax quando:
- Il destinatario richiede esplicitamente il fax (sanità, governo, alcuni legali)
- È necessaria una registrazione legale della trasmissione con data e ora
- Il documento è firmato ed è necessaria la ricevuta confermata
- È richiesta la conformità HIPAA (il fax è protetto)
Utilizza l'e-mail quando:
- Il documento ha una sensibilità medio-bassa
- Il destinatario preferisce la posta elettronica
- Hai bisogno di un record ricercabile permanente
- Stai inviando a un destinatario conosciuto e fidato
Utilizza la condivisione di file crittografati quando:
- Il documento è altamente sensibile (cartella clinica, contratti legali, finanziari)
- La dimensione del file supera i 25 MB (la maggior parte dei limiti di posta elettronica)
- Desideri il monitoraggio dell'accesso lato destinatario
- È necessario impostare le date di scadenza
Servizi di condivisione di file crittografati che vale la pena utilizzare:
- Tresorit Invia - crittografia a conoscenza zero, gratuita per file da 5 GB
- Firefox Invia (fuori produzione — RIP)
- WeTransfer — trasferimenti gratuiti da 2 GB, non crittografati per impostazione predefinita
- Trasferimento Dropbox – crittografato, $ 11,99 al mese
- Sync.com Invia - crittografia a conoscenza zero, gratuita
- Deposito posta di Apple iCloud - 5 GB gratuiti, crittografati
Crittografia e-mail (se è necessario utilizzare l'e-mail):
- ProtonMail — crittografato end-to-end per impostazione predefinita
- Tutanota — simile, crittografato per impostazione predefinita
- Modalità riservata di Gmail - aggiunge scadenza + protezione screenshot (non vera crittografia)
- Chiavi PGP - vecchia scuola ma a prova di proiettile se entrambe le parti si preparano
Tabella comparativa:
| Bisogno | Fax | E-mail | Condivisione crittografata |
|---|---|---|---|
| Richiesto HIPAA | ✓ | ✗ | A volte |
| Prova legale di consegna | ✓ | Debole | ✓ |
| Con timestamp | ✓ | Debole | ✓ |
| File di grandi dimensioni (>25 MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Crittografia | Dipendente dal vettore | Dipendente dal server | ✓ |
| Costo | Gratuito (alcuni) | Gratuito | Libero-metà |
| Velocità | 1-3 minuti | Secondi | Secondi |
Quando NON utilizzare il fax:
- Documenti a colori (la maggior parte dei fax è in bianco e nero)
- Foto che richiedono dettagli
- Documenti di oltre 50 pagine
- Internazionale (costoso per pagina)
Il quadro dell’avvocato:
1. Il destinatario ha specificato un metodo di consegna? Usa quello.
2. Il documento richiede ricevuta firmata? Utilizzare fax o posta raccomandata.
3. È inferiore a 25 MB ed è indirizzato a un destinatario attendibile? Usa la posta elettronica.
4. È sensibile + grande? Utilizza la condivisione di file crittografati.
5. È un contratto di firma digitale? Utilizza DocuSign o HelloSign (gestisce anche la convalida legale).
Per esigenze fax occasionali, WikishoplineFax è gratuito per le prime 3 pagine mensili.