Tiga pilihan untuk menghantar dokumen sensitif: faks, e-mel, perkongsian fail yang disulitkan. Masing-masing mempunyai kekuatan tertentu.
Gunakan faks apabila:
- Penerima secara jelas memerlukan faks (penjagaan kesihatan, kerajaan, undang-undang tertentu)
- Anda memerlukan rekod penghantaran undang-undang bertanda masa
- Dokumen ditandatangani dan anda memerlukan resit yang disahkan
- Pematuhan HIPAA diperlukan (faks adalah datuk)
Gunakan e-mel apabila:
- Dokumen adalah sensitiviti rendah hingga sederhana
- Penerima lebih suka e-mel
- Anda memerlukan rekod kekal yang boleh dicari
- Anda menghantar kepada penerima yang dikenali dan dipercayai
Gunakan perkongsian fail yang disulitkan apabila:
- Dokumen itu sangat sensitif (rekod perubatan, kontrak undang-undang, kewangan)
- Saiz fail melebihi 25MB (kebanyakan had e-mel)
- Anda mahukan penjejakan akses sebelah penerima
- Anda perlu menetapkan tarikh luput
Perkhidmatan perkongsian fail disulitkan yang patut digunakan:
- Tresorit Send — penyulitan pengetahuan sifar, percuma untuk fail 5GB
- Hantar Firefox (dihentikan — RIP)
- WeTransfer — pemindahan 2GB percuma, tidak disulitkan secara lalai
- Pemindahan Dropbox — disulitkan, $11.99/bulan
- Hantar Sync.com — penyulitan pengetahuan sifar, percuma
- Apple iCloud Mail Drop — percuma 5GB, disulitkan
Penyulitan e-mel (jika anda mesti menggunakan e-mel):
- ProtonMail — hujung ke hujung disulitkan secara lalai
- Tutanota — serupa, disulitkan secara lalai
- Mod sulit Gmail — menambah perlindungan tamat tempoh + tangkapan skrin (bukan penyulitan sebenar)
- kunci PGP - sekolah lama tetapi kalis peluru jika kedua-dua pihak ditubuhkan
Jadual perbandingan:
| Perlu | Faks | E-mel | Kongsi Disulitkan |
|---|---|---|---|
| HIPAA-diperlukan | ✓ | ✗ | Kadangkala |
| Bukti sah penghantaran | ✓ | Lemah | ✓ |
| Dicap masa | ✓ | Lemah | ✓ |
| Fail besar (>25MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Penyulitan | Bergantung kepada pembawa | Bergantung kepada pelayan | ✓ |
| Kos | Percuma (beberapa) | Percuma | Percuma-pertengahan |
| Kelajuan | 1-3 min | Saat | Saat |
Bila TIDAK menggunakan faks:
- Dokumen berwarna (kebanyakan faks adalah hitam-putih)
- Foto yang memerlukan perincian
- Dokumen lebih daripada 50 muka surat
- Antarabangsa (mahal setiap halaman)
Rangka kerja peguam:
1. Adakah penerima telah menyatakan kaedah penghantaran? Gunakan itu.
2. Adakah dokumen itu memerlukan resit yang ditandatangani? Gunakan faks atau mel berdaftar.
3. Adakah ia di bawah 25MB dan kepada penerima yang dipercayai? Gunakan e-mel.
4. Adakah ia sensitif + besar? Gunakan perkongsian fail yang disulitkan.
5. Adakah ia kontrak tandatangan digital? Gunakan DocuSign atau HelloSign (juga mengendalikan pengesahan undang-undang).
Untuk keperluan faks sekali-sekala, Faks Wikishopline adalah percuma untuk 3 muka surat pertama setiap bulan.