Trzy opcje wysyłania poufnych dokumentów: faks, e-mail, udostępnianie zaszyfrowanych plików. Każdy ma określone mocne strony.
Korzystaj z faksu, gdy:
- Odbiorca wyraźnie wymaga faksu (opieka zdrowotna, rząd, niektóre przepisy prawne)
- Potrzebujesz opatrzonego datą prawnego zapisu transmisji
- Dokument jest podpisany i potrzebujesz potwierdzenia odbioru
- Wymagana jest zgodność z ustawą HIPAA (faks ma charakter praw nabytych)
Użyj e-maila, gdy:
- Dokument ma niską lub średnią czułość
- Odbiorca woli e-mail
- Potrzebujesz stałego zapisu, który można przeszukiwać
- Wysyłasz do znanego, zaufanego odbiorcy
Korzystaj z udostępniania zaszyfrowanych plików, gdy:
- Dokument jest bardzo wrażliwy (dokumentacja medyczna, umowy prawne, finansowe)
- Rozmiar pliku przekracza 25 MB (większość limitów poczty e-mail)
- Chcesz śledzenia dostępu po stronie odbiorcy
- Musisz ustawić daty ważności
Zaszyfrowane usługi udostępniania plików, z których warto skorzystać:
- Wyślij Tresorit — szyfrowanie z zerową wiedzą, bezpłatne dla plików o rozmiarze 5 GB
- Wyślij do Firefoksa (wycofane — RIP)
- WeTransfer — bezpłatne transfery 2 GB, domyślnie nieszyfrowane
- Transfer Dropboxa — szyfrowane, 11,99 USD/miesiąc
- Sync.com Wyślij — szyfrowanie z wiedzą zerową, bezpłatnie
- Przesyłanie poczty Apple iCloud — bezpłatne 5 GB, szyfrowane
Szyfrowanie wiadomości e-mail (jeśli musisz korzystać z poczty e-mail):
- ProtonMail — domyślnie szyfrowane od końca do końca
- Tutanota — podobny, domyślnie szyfrowany
- Tryb poufny Gmaila — dodaje wygaśnięcie + ochronę zrzutów ekranu (nie prawdziwe szyfrowanie)
- Klucze PGP — oldschoolowy, ale kuloodporny, jeśli obie strony się ustawią
Tabela porównawcza:
| Potrzebuję | Faks | E-mail | Zaszyfrowane udostępnienie |
|---|---|---|---|
| wymagana ustawa HIPAA | ✓ | ✗ | Czasami |
| Prawny dowód dostawy | ✓ | Słaby | ✓ |
| Ze znacznikiem czasu | ✓ | Słaby | ✓ |
| Duże pliki (>25 MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Szyfrowanie | Zależne od operatora | Zależne od serwera | ✓ |
| Koszt | Darmowe (niektóre) | Bezpłatne | Wolny środek |
| Prędkość | 1-3 min | Sekundy | Sekundy |
Kiedy NIE używać faksu:
- Dokumenty kolorowe (większość faksów jest czarno-biała)
- Zdjęcia wymagające szczegółów
- Dokumenty liczące ponad 50 stron
- Międzynarodowe (drogie za stronę)
Ramy prawnicze:
1. Czy odbiorca określił metodę dostawy? Użyj tego.
2. Czy dokument wymaga podpisanego pokwitowania? Skorzystaj z faksu lub listu poleconego.
3. Czy ma mniej niż 25 MB i jest wysyłany do zaufanego odbiorcy? Skorzystaj z poczty elektronicznej.
4. Czy jest wrażliwy + duży? Korzystaj z szyfrowanego udostępniania plików.
5. Czy jest to umowa z podpisem cyfrowym? Użyj DocuSign lub HelloSign (obsługuje również weryfikację prawną).
W przypadku okazjonalnych potrzeb faksowania, Faks Wikishopline jest bezpłatne dla pierwszych 3 stron miesięcznie.