Três opções para envio de documentos confidenciais: fax, e-mail, compartilhamento de arquivos criptografados. Cada um tem pontos fortes específicos.
Use fax quando:
- O destinatário exige explicitamente o fax (saúde, governo, determinados serviços legais)
- Você precisa de um registro legal de transmissão com carimbo de data e hora
- O documento está assinado e você precisa de recebimento confirmado
- É necessária conformidade com HIPAA (o fax é protegido)
Use e-mail quando:
- O documento tem sensibilidade baixa a média
- O destinatário prefere e-mail
- Você precisa de um registro pesquisável permanente
- Você está enviando para um destinatário conhecido e confiável
Use o compartilhamento de arquivos criptografados quando:
- O documento é altamente sensível (prontuários médicos, contratos legais, financeiros)
- O tamanho do arquivo excede 25 MB (a maioria dos limites de e-mail)
- Você deseja rastreamento de acesso do lado do destinatário
- Você precisa definir datas de validade
Serviços de compartilhamento de arquivos criptografados que valem a pena usar:
- Enviar Tresorit — criptografia de conhecimento zero, gratuita para arquivos de 5 GB
- Enviar Firefox (descontinuado - RIP)
- WeTransfer — transferências gratuitas de 2 GB, não criptografadas por padrão
- Transferência Dropbox – criptografado, US$ 11,99/mês
- Sync.com Enviar — criptografia de conhecimento zero, gratuita
- Apple iCloud Mail Drop — 5 GB grátis, criptografado
Criptografia de e-mail (se você precisar usar e-mail):
- ProtonMail — criptografado de ponta a ponta por padrão
- Tutanota — semelhante, criptografado por padrão
- Modo confidencial do Gmail — adiciona expiração + proteção de captura de tela (criptografia não verdadeira)
- Chaves PGP - à moda antiga, mas à prova de balas se ambos os lados se prepararem
Tabela de comparação:
| Necessidade | Fax | E-mail | Compartilhamento criptografado |
|---|---|---|---|
| Exigido pela HIPAA | ✓ | ✗ | Às vezes |
| Prova legal de entrega | ✓ | Fraco | ✓ |
| Marcado com hora | ✓ | Fraco | ✓ |
| Arquivos grandes (>25 MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Criptografia | Dependente da operadora | Dependente do servidor | ✓ |
| Custo | Grátis (alguns) | Grátis | Meio livre |
| Velocidade | 1-3 minutos | Segundos | Segundos |
Quando NÃO usar fax:
- Documentos coloridos (a maioria dos faxes é em preto e branco)
- Fotos que exigem detalhes
- Documentos com mais de 50 páginas
- Internacional (caro por página)
A estrutura do advogado:
1. O destinatário especificou um método de entrega? Use isso.
2. O documento exige recibo assinado? Utilize fax ou correio registado.
3. Tem menos de 25 MB e é para um destinatário confiável? Use e-mail.
4. É sensível + grande? Use o compartilhamento de arquivos criptografados.
5. É um contrato de assinatura digital? Use DocuSign ou HelloSign (também lida com validação legal).
Para necessidades ocasionais de fax, Fax do Wikishopline é gratuito para as primeiras 3 páginas mensais.