Trei opțiuni pentru trimiterea documentelor sensibile: fax, e-mail, partajare de fișiere criptate. Fiecare are puncte forte specifice.
Folosiți faxul când:
- Destinatarul solicită în mod explicit fax (asistență medicală, guvern, anumite legi)
- Aveți nevoie de un dosar legal de transmitere marcat cu ora
- Documentul este semnat și aveți nevoie de confirmare de primire
- Este necesară conformitatea cu HIPAA (faxul este aprobat)
Folosiți e-mailul când:
- Documentul are sensibilitate scăzută spre medie
- Destinatarul preferă e-mailul
- Ai nevoie de o înregistrare permanentă care poate fi căutată
- Trimiți către un destinatar cunoscut și de încredere
Utilizați partajarea fișierelor criptate atunci când:
- Documentul este extrem de sensibil (fișe medicale, contracte legale, financiare)
- Dimensiunea fișierului depășește 25 MB (majoritatea limitelor de e-mail)
- Doriți urmărirea accesului pe partea destinatarului
- Trebuie să setați date de expirare
Servicii de partajare a fișierelor criptate care merită folosite:
- Tresorit Trimite — criptare fără cunoștințe, gratuită pentru fișiere de 5 GB
- Firefox Trimitere (încetat – RIP)
- WeTransfer — transferuri gratuite de 2 GB, necriptate implicit
- Transfer Dropbox — criptat, 11,99 USD/lună
- Trimitere Sync.com — criptare fără cunoștințe, gratuită
- Apple iCloud Mail Drop — 5 GB gratuit, criptat
Criptare e-mail (dacă trebuie să utilizați e-mail):
- ProtonMail — criptat de la capăt la capăt în mod implicit
- Tutanota — similar, criptat implicit
- Modul confidențial Gmail - adaugă protecție la expirare + captură de ecran (nu criptare adevărată)
- chei PGP — de școală veche, dar antiglonț dacă ambele părți se instalează
Tabel de comparație:
| nevoie | Fax | Email | Partajare criptată |
|---|---|---|---|
| obligatoriu HIPAA | ✓ | ✗ | Uneori |
| Dovada legală a livrării | ✓ | Slab | ✓ |
| Marcat de timp | ✓ | Slab | ✓ |
| Fișiere mari (>25MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Criptare | Dependent de transportator | Dependent de server | ✓ |
| Cost | Liber (unele) | Gratuit | Liber-mijloc |
| Viteza | 1-3 min | Secunde | Secunde |
Când NU folosiți faxul:
- Documente color (majoritatea faxurilor sunt alb-negru)
- Fotografii care necesită detalii
- Documente de peste 50 de pagini
- Internațional (scump pe pagină)
Cadrul avocatului:
1. Destinatarul a specificat o metodă de livrare? Folosește asta.
2. Documentul necesită primire semnată? Utilizați fax sau poștă recomandată.
3. Este sub 25 MB și pentru un destinatar de încredere? Folosește e-mailul.
4. Este sensibil + mare? Utilizați partajarea fișierelor criptate.
5. Este un contract de semnătură digitală? Utilizați DocuSign sau HelloSign (se ocupă și de validarea legală).
Pentru nevoi ocazionale de fax, Fax Wikishopline este gratuit pentru primele 3 pagini lunar.