Три варианта отправки конфиденциальных документов: факс, электронная почта, обмен зашифрованными файлами. У каждого есть определенные сильные стороны.
Используйте факс, когда:
- Получателю явно требуется факс (здравоохранение, правительство, некоторые юридические вопросы).
- Вам необходима юридическая запись о передаче с отметкой времени.
- Документ подписан и вам необходимо подтверждение получения
- Требуется соответствие HIPAA (факс унаследован)
Используйте электронную почту, когда:
- Документ имеет низкую и среднюю чувствительность.
- Получатель предпочитает электронную почту
- Вам нужна постоянная запись с возможностью поиска.
– Вы отправляете известному и надежному получателю.
Используйте зашифрованный обмен файлами, когда:
- Документ очень чувствителен (медицинские записи, юридические контракты, финансовые)
- Размер файла превышает 25 МБ (большинство ограничений электронной почты).
- Вы хотите отслеживать доступ на стороне получателя
- Вам необходимо установить сроки годности
Зашифрованные сервисы обмена файлами, которые стоит использовать:
- Тресорит Отправить — шифрование с нулевым разглашением, бесплатно для файлов размером 5 ГБ
- Firefox Отправить (снято с производства — RIP)
- WeTransfer — бесплатные передачи объемом 2 ГБ, по умолчанию не зашифрованные
- Передача через Dropbox — зашифровано, $11,99/месяц
- Sync.com Отправить — шифрование с нулевым разглашением, бесплатно
- Почтовый ящик Apple iCloud — бесплатно 5 ГБ, зашифровано
Шифрование электронной почты (если вам необходимо использовать электронную почту):
- ПротонПочта — сквозное шифрование по умолчанию
- Тутанота — аналогично, зашифровано по умолчанию
- Конфиденциальный режим Gmail — добавляет срок действия + защиту скриншотов (не настоящее шифрование)
- PGP-ключи — старая школа, но пуленепробиваемая, если обе стороны настроены
Сравнительная таблица:
| Нужна | Факс | Электронная почта | Зашифрованная доля |
|---|---|---|---|
| Требуется HIPAA | ✓ | ✗ | Иногда |
| Юридическое подтверждение доставки | ✓ | Слабый | ✓ |
| С отметкой времени | ✓ | Слабый | ✓ |
| Большие файлы (>25 МБ) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Шифрование | В зависимости от оператора связи | Зависит от сервера | ✓ |
| Стоимость | Бесплатно (некоторые) | Бесплатно | Свободно-середина |
| Скорость | 1-3 мин | Секунды | Секунды |
Когда НЕ использовать факс:
- Цветные документы (большинство факсов черно-белые)
- Фотографии, требующие детализации
- Документы более 50 страниц.
- Международный (дорогой за страницу)
Структура юриста:
1. Получатель указал способ доставки? Используйте это.
2. Требует ли документ подписанной расписки? Используйте факс или заказную почту.
3. Оно размером менее 25 МБ и адресовано доверенному получателю? Используйте электронную почту.
4. Он чувствительный + большой? Используйте зашифрованный обмен файлами.
5. Это контракт на цифровую подпись? Используйте DocuSign или HelloSign (также обеспечивает юридическую проверку).
Для периодических потребностей в факсе Wikishopline Факс бесплатно первые 3 страницы в месяц.