Tre alternativ för att skicka känsliga dokument: fax, e-post, krypterad fildelning. Var och en har specifika styrkor.
Använd fax när:
- Mottagaren kräver uttryckligen fax (sjukvård, myndigheter, vissa juridiska)
- Du behöver ett tidsstämplat juridiskt register över överföring
- Dokumentet är signerat och du behöver bekräftat mottagande
- HIPAA-efterlevnad krävs (faxen är avsedd)
Använd e-post när:
- Dokumentet har låg till medelhög känslighet
- Mottagaren föredrar e-post
- Du behöver en permanent sökbar post
- Du skickar till en känd, pålitlig mottagare
Använd krypterad fildelning när:
- Dokumentet är mycket känsligt (journaler, juridiska kontrakt, ekonomiskt)
- Filstorleken överstiger 25 MB (de flesta e-postgränser)
- Du vill ha åtkomstspårning på mottagarens sida
- Du måste ange utgångsdatum
Krypterade fildelningstjänster värda att använda:
- Tresorit Skicka — noll-kunskapskryptering, gratis för 5 GB-filer
- Firefox Skicka (upphört – RIP)
- WeTransfer — gratis överföringar på 2 GB, inte krypterade som standard
- Dropbox Transfer — krypterad, $11,99/månad
- Sync.com Skicka — noll-kunskapskryptering, gratis
- Apple iCloud Mail Drop — gratis 5GB, krypterad
E-postkryptering (om du måste använda e-post):
- ProtonMail — end-to-end krypterad som standard
- Tutanota — liknande, krypterad som standard
- Gmails konfidentiella läge - lägger till utgångsdatum + skärmdumpskydd (inte sann kryptering)
- PGP-nycklar — old-school men skottsäker om båda sidor ställer upp
Jämförelsetabell:
| Behöver | Fax | E-post | Krypterad Dela |
|---|---|---|---|
| HIPAA-krävs | ✓ | ✗ | Ibland |
| Juridiskt bevis på leverans | ✓ | Svag | ✓ |
| Tidsstämplad | ✓ | Svag | ✓ |
| Stora filer (>25MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Kryptering | Operatörsberoende | Serverberoende | ✓ |
| Kostnad | Gratis (vissa) | Gratis | Fri-mid |
| Hastighet | 1-3 min | Sekunder | Sekunder |
När man INTE ska använda fax:
- Färgdokument (de flesta fax är svartvita)
- Foton som kräver detaljer
- Dokument över 50 sidor
- Internationellt (dyrt per sida)
Juristramverket:
1. Har mottagaren angett ett leveranssätt? Använd det.
2. Krävs dokumentet undertecknat kvitto? Använd fax eller rekommenderad post.
3. Är det under 25 MB och till en betrodd mottagare? Använd e-post.
4. Är den känslig + stor? Använd krypterad fildelning.
5. Är det ett digitalt signaturavtal? Använd DocuSign eller HelloSign (hanterar även juridisk validering).
För enstaka faxbehov, Wikishopline Fax är gratis för de första 3 sidorna varje månad.