Hassas belgeleri göndermek için üç seçenek: faks, e-posta, şifreli dosya paylaşımı. Her birinin kendine özgü güçlü yönleri vardır.
Faksı şu durumlarda kullanın:
- Alıcının açıkça faks talep etmesi (sağlık, devlet, bazı yasal)
- Zaman damgalı yasal iletim kaydına ihtiyacınız var
- Belge imzalanmıştır ve onaylanmış faturaya ihtiyacınız vardır
- HIPAA uyumluluğu gereklidir (faks eskidir)
Şu durumlarda e-postayı kullanın:
- Belgenin duyarlılığı düşük ila orta düzeydedir
- Alıcı e-postayı tercih ediyor
- Kalıcı, aranabilir bir kayda ihtiyacınız var
- Bilinen, güvenilir bir alıcıya gönderiyorsunuz
Aşağıdaki durumlarda şifreli dosya paylaşımını kullanın:
- Belge son derece hassastır (tıbbi kayıtlar, yasal sözleşmeler, mali)
- Dosya boyutu 25 MB'ı aşıyor (çoğu e-posta sınırı)
- Alıcı tarafında erişim takibi istiyorsunuz
- Son kullanma tarihlerini ayarlamanız gerekiyor
Kullanmaya değer şifreli dosya paylaşım hizmetleri:
- Tresorit Gönder — sıfır bilgi şifrelemesi, 5 GB dosyalar için ücretsiz
- Firefox Gönder (üretilmiyor - RIP)
- WeTransfer — ücretsiz 2 GB aktarım, varsayılan olarak şifrelenmez
- Dropbox Aktarımı — şifreli, ayda 11,99 ABD doları
- Sync.com Gönder — sıfır bilgi şifrelemesi, ücretsiz
- Apple iCloud Posta Bırakma — ücretsiz 5GB, şifrelenmiş
E-posta şifreleme (e-posta kullanmanız gerekiyorsa):
- ProtonMail — varsayılan olarak uçtan uca şifrelenir
- Tutanota — benzer, varsayılan olarak şifrelenmiş
- Gmail gizli modu - son kullanma tarihi + ekran görüntüsü koruması ekler (gerçek şifreleme değil)
- PGP anahtarları — eski usul ama her iki taraf da kurulursa kurşun geçirmez
Karşılaştırma tablosu:
| İhtiyaç | Faks | E-posta | Şifreli Paylaşım |
|---|---|---|---|
| HIPAA gerekli | ✓ | ✗ | Bazen |
| Yasal teslimat kanıtı | ✓ | Zayıf | ✓ |
| Zaman damgalı | ✓ | Zayıf | ✓ |
| Büyük dosyalar (>25MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Şifreleme | Taşıyıcıya bağımlı | Sunucuya bağlı | ✓ |
| Maliyet | Ücretsiz (bazı) | Ücretsiz | Serbest orta |
| Hız | 1-3 dakika | Saniye | Saniye |
Faks ne zaman KULLANILMAMALIDIR:
- Renkli belgeler (faksların çoğu siyah beyazdır)
- Detay gerektiren fotoğraflar
- 50 sayfanın üzerindeki belgeler
- Uluslararası (sayfa başına pahalı)
Avukat çerçevesi:
1. Alıcı bir teslimat yöntemi belirledi mi? Bunu kullan.
2. Belge imzalı makbuz gerektiriyor mu? Faks veya taahhütlü posta kullanın.
3. 25 MB'ın altında mı ve güvenilir bir alıcıya mı gönderiliyor? E-posta kullanın.
4. Hassas + büyük mü? Şifreli dosya paylaşımını kullanın.
5. Dijital imza sözleşmesi mi? DocuSign veya HelloSign kullanın (aynı zamanda yasal doğrulamayı da gerçekleştirir).
Ara sıra faks ihtiyaçları için, Wikishopline Faks Aylık ilk 3 sayfa ücretsizdir.