Три варіанти надсилання конфіденційних документів: факс, електронна пошта, обмін зашифрованими файлами. Кожен має певні сильні сторони.
Використовуйте факс, коли:
- Одержувач чітко вимагає факс (медичний, державний, певні юридичні)
- Вам потрібен юридичний запис із міткою часу передачі
- Документ підписаний, вам потрібна розписка про отримання
- Потрібна відповідність HIPAA (факс є застарілим)
Використовуйте електронну пошту, коли:
- Документ має низький або середній рівень чутливості
- Одержувач надає перевагу електронній пошті
- Вам потрібен постійний запис з можливістю пошуку
- Ви надсилаєте відомому, надійному одержувачу
Використовуйте зашифрований обмін файлами, коли:
- Документ є дуже конфіденційним (медична документація, юридичні договори, фінанси)
- Розмір файлу перевищує 25 МБ (більшість обмежень електронної пошти)
- Ви хочете відстежувати доступ на стороні одержувача
- Потрібно встановити терміни придатності
Сервіси обміну зашифрованими файлами, які варто використовувати:
- Tresorit Надіслати — шифрування з нульовим знанням, безкоштовно для файлів розміром 5 ГБ
- Firefox Send (припинено — RIP)
- WeTransfer — безкоштовні передачі 2 Гб, без шифрування за замовчуванням
- Dropbox Transfer — зашифрований, $11,99/міс
- Надіслати Sync.com — шифрування з нульовим знанням, безкоштовно
- Apple iCloud Mail Drop — безкоштовні 5 ГБ, зашифровані
Шифрування електронної пошти (якщо потрібно використовувати електронну пошту):
- ProtonMail — наскрізне шифрування за замовчуванням
- Тутанота — аналогічний, зашифрований за замовчуванням
- Конфіденційний режим Gmail — додає термін дії + захист скріншотів (не справжнє шифрування)
- Ключі PGP — стара школа, але куленепробивна, якщо обидві сторони налаштовані
Порівняльна таблиця:
| Потрібно | Факс | Електронна пошта | Зашифрований спільний доступ |
|---|---|---|---|
| HIPAA вимагається | ✓ | ✗ | Іноді |
| Юридичне підтвердження доставки | ✓ | Слабкий | ✓ |
| З позначкою часу | ✓ | Слабкий | ✓ |
| Великі файли (>25 МБ) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Шифрування | Залежний від оператора | Залежний від сервера | ✓ |
| Вартість | Безкоштовно (дещо) | Безкоштовно | Вільна середина |
| Швидкість | 1-3 хв | Секунди | Секунди |
Коли НЕ варто використовувати факс:
- Кольорові документи (більшість факсів чорно-білі)
- Фотографії, що вимагають деталізації
- Документи понад 50 сторінок
- Міжнародна (дорога за сторінку)
Адвокатська основа:
1. Чи вказав одержувач спосіб доставки? Використовуйте це.
2. Чи вимагається документ під розпискою? Використовуйте факс або рекомендовану пошту.
3. Це менше 25 Мб і для надійного одержувача? Використовуйте електронну пошту.
4. Він чутливий + великий? Використовуйте зашифрований обмін файлами.
5. Це договір цифрового підпису? Використовуйте DocuSign або HelloSign (також обробляє юридичну перевірку).
Для випадкових потреб факсу, Факс Wikishopline є безкоштовним для перших 3 сторінок щомісяця.