Ba tùy chọn để gửi tài liệu nhạy cảm: fax, email, chia sẻ tệp được mã hóa. Mỗi cái đều có điểm mạnh riêng.
Sử dụng fax khi:
- Người nhận yêu cầu gửi fax một cách rõ ràng (y tế, chính phủ, pháp lý nhất định)
- Bạn cần có hồ sơ pháp lý có dấu thời gian truyền tải
- Tài liệu đã được ký và bạn cần xác nhận đã nhận
- Cần phải tuân thủ HIPAA (fax đã được cấp)
Sử dụng email khi:
- Tài liệu có độ nhạy từ thấp đến trung bình
- Người nhận thích email hơn
- Bạn cần một bản ghi có thể tìm kiếm vĩnh viễn
- Bạn đang gửi tới một người nhận đã biết, đáng tin cậy
Sử dụng tính năng chia sẻ tệp được mã hóa khi:
- Tài liệu có tính nhạy cảm cao (hồ sơ bệnh án, hợp đồng pháp lý, tài chính)
- Kích thước tệp vượt quá 25MB (hầu hết giới hạn email)
- Bạn muốn theo dõi truy cập phía người nhận
- Bạn cần đặt ngày hết hạn
Các dịch vụ chia sẻ file mã hóa đáng sử dụng:
- Gửi Tresorit - mã hóa không có kiến thức, miễn phí cho các tệp 5GB
- Gửi Firefox (ngưng - RIP)
- WeTransfer — chuyển 2GB miễn phí, không được mã hóa theo mặc định
- Chuyển Dropbox — được mã hóa, $11,99/tháng
- Sync.com Gửi - mã hóa không có kiến thức, miễn phí
- Apple iCloud Thư thả - 5GB miễn phí, được mã hóa
Mã hóa email (nếu bạn phải sử dụng email):
- ProtonThư - được mã hóa hai đầu theo mặc định
- tutanota - tương tự, được mã hóa theo mặc định
- Chế độ bảo mật của Gmail - thêm hết hạn + bảo vệ ảnh chụp màn hình (không phải mã hóa thực sự)
- Khóa PGP — kiểu cũ nhưng có khả năng chống đạn nếu cả hai bên cùng thành lập
Bảng so sánh:
| Cần | Fax | Email | Chia sẻ được mã hóa |
|---|---|---|---|
| Yêu cầu HIPAA | ✓ | ✗ | Đôi khi |
| Bằng chứng pháp lý về việc giao hàng | ✓ | Yếu | ✓ |
| Dấu thời gian | ✓ | Yếu | ✓ |
| Tệp lớn (>25MB) | ✗ | ✗ | ✓ |
| Mã hóa | Phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ | Phụ thuộc vào máy chủ | ✓ |
| Chi phí | Miễn phí (một số) | Miễn phí | Giữa miễn phí |
| Tốc độ | 1-3 phút | Giây | Giây |
Khi KHÔNG sử dụng fax:
- Tài liệu màu (hầu hết fax là đen trắng)
- Hình ảnh yêu cầu chi tiết
- Tài liệu trên 50 trang
- Quốc tế (đắt tiền trên mỗi trang)
Khung luật sư:
1. Người nhận đã chỉ định phương thức gửi chưa? Sử dụng cái đó.
2. Tài liệu có yêu cầu biên nhận có chữ ký không? Sử dụng fax hoặc thư bảo đảm.
3. Nó có dung lượng dưới 25MB và gửi đến người nhận đáng tin cậy không? Sử dụng email.
4. Nó có nhạy cảm + lớn không? Sử dụng chia sẻ tập tin được mã hóa.
5. Đây có phải là hợp đồng chữ ký số không? Sử dụng DocuSign hoặc HelloSign (cũng xử lý xác thực pháp lý).
Đối với nhu cầu fax không thường xuyên, Fax trực tuyến của Wikipedia miễn phí cho 3 trang đầu tiên hàng tháng.