Làm được nhiều việc hơn bằng cách làm ít hơn: Phiên bản trung thực
Tôi thường đo lường những ngày của mình bằng mức độ bận rộn của họ và họ cảm thấy rất bận rộn. Tôi liên tục chuyển động, trả lời, phản ứng, đánh dấu các nhiệm vụ nhỏ, và vào cuối hầu hết các tuần, tôi không thể chỉ ra một điều quan trọng nào mà tôi đã thực sự tiến lên phía trước. Bận rộn không đồng nghĩa với năng suất. Tôi phải mất một thời gian dài bối rối mới biết được rằng mục tiêu không phải là làm nhiều hơn nữa. Đó là làm ít hơn, có mục đích và bảo vệ nó.
Hầu hết các lời khuyên về năng suất đều làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn bằng cách giao cho bạn nhiều hệ thống hơn để quản lý. Sự thay đổi thực sự không phải là một ứng dụng mới hay một danh sách việc cần làm tốt hơn. Người ta thừa nhận rằng yếu tố hạn chế không bao giờ là thời gian, mà là sự chú ý, và sự chú ý là hữu hạn theo cách mà không có cách sắp xếp lịch trình thông minh nào có thể khắc phục được. Khi tôi bắt đầu coi sự chú ý là nguồn tài nguyên khan hiếm, mọi thứ về cách tôi làm việc đều thay đổi.
Tìm hai hoặc ba điều thực sự quan trọng
Vào bất kỳ ngày nào, hầu hết mọi thứ trong danh sách của bạn đều được bổ sung. Thường chỉ có hai hoặc ba điều thực sự thúc đẩy cuộc sống hoặc công việc của bạn tiến về phía trước, phần còn lại là tiếng ồn khiến bạn cảm thấy cấp bách vì nó ồn ào. Kỹ năng này giúp phân biệt chúng và nó khó hơn âm thanh vì tiếng ồn rất tốt trong việc mạo nhận tầm quan trọng.
Mỗi buổi sáng, tôi chọn một nhiệm vụ mà nếu đó là việc duy nhất tôi làm trong ngày thì sẽ thành công trong ngày. Nhiệm vụ đó được thực hiện trước tiên, trước email, trước bất kỳ phản hồi nào. Mọi thứ khác đều có thể thương lượng. Tôi viết nhiệm vụ đó ở đầu một bảng liệt kê việc cần làm hàng ngày bằng chữ in hoa và tôi không cho phép mình chạm vào những thứ nhỏ nhặt cho đến khi nó hoàn thành. Những thứ nhỏ nhặt sẽ luôn ở đó. Điều quan trọng thường sẽ không chờ đợi.
Làm một việc một cách trọn vẹn
Đa nhiệm là một lời nói dối mà chúng ta tự nhủ để cảm thấy hiệu quả. Điều thực sự xảy ra là bạn chuyển đổi giữa các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, tập trung trả một khoản thuế nhỏ mỗi lần và cuối cùng bạn làm một số việc không tốt thay vì làm tốt một việc. Tôi cảm thấy hiệu quả khi làm nhiều việc cùng một lúc. Tôi thì không. Tôi chỉ bận rộn và nông cạn.
Cách khắc phục là thực hiện một tác vụ, nghe có vẻ tầm thường và thực sự khó khăn trong một thế giới được xây dựng để phân tán sự chú ý của bạn. Tôi làm việc theo từng khối: một nhiệm vụ, điện thoại ở phòng khác, tắt thông báo, một hẹn giờ nhà bếp đặt để tôi không phải xem đồng hồ. Khi đồng hồ đang chạy, thứ đó là thứ duy nhất. Chất lượng công việc ở các khối đó không nhỉnh hơn một chút so với công việc rải rác của tôi. Nó ở một giải đấu khác.
Bóc từng thứ nhỏ để cầm máu
Những công việc nhỏ nguy hiểm không phải vì chúng mất nhiều thời gian mà vì chúng khiến một ngày của bạn bị chia nhỏ. Trả lời một email lúc 9 giờ, một email khác lúc 10:30, một email khác vào buổi trưa có nghĩa là bạn không bao giờ mất quá một giờ để chuyển ngữ cảnh và bạn không bao giờ thực sự có cơ hội thực hiện bất cứ điều gì sâu sắc. Thiệt hại là sự gián đoạn, không phải là nhiệm vụ.
Thế là tôi làm theo đợt. Email nhận được hai cửa sổ mỗi ngày và được đóng trong thời gian còn lại. Việc vặt được nhóm lại. Các nhiệm vụ quản trị nhanh chóng được thu thập vào một danh sách và được thực hiện trong một khoảng thời gian ba mươi phút thay vì rải rác suốt cả ngày. Tôi giữ danh sách đó trên một sổ tay từ tính trên tủ lạnh và dọn dẹp nó mỗi ngày một lần sẽ mang lại cảm giác tốt hơn rất nhiều so với việc thường xuyên gặm nhấm nó trước đây.
Nói không và ngừng giải thích về bản thân
Mỗi câu trả lời có đều là không đối với một điều gì đó khác, thường là đối với công việc quan trọng mà bạn vẫn không làm được. Trong một thời gian dài, tôi nói đồng ý với hầu hết mọi việc vì nói không là điều thô lỗ, và kết quả là một lịch trình đầy những ưu tiên của người khác chứ không phải của riêng tôi. Học cách từ chối là kỹ năng hiệu quả nhất mà tôi từng xây dựng và nó không liên quan gì đến hiệu quả.
Bạn không nợ ai một lời biện minh nào cả. "Tôi không thể tiếp tục việc đó ngay bây giờ" là một câu hoàn chỉnh. Bảo vệ thời gian của bạn không phải là ích kỷ, đó là cách duy nhất để những thứ quan trọng có được khoảng trống mà chúng cần. điều tốt sách phát triển bản thân Tất cả đều xoay quanh sự thật khó chịu này: những người hoàn thành công việc có ý nghĩa không phải là những người quản lý thời gian của họ tốt nhất, họ là những người bảo vệ nó chặt chẽ nhất.
Xây dựng trong sự phục hồi thực sự, không sụp đổ
Bạn không thể chạy hết sức tập trung cả ngày và giả vờ như vậy chỉ có nghĩa là buổi chiều của bạn trở nên u ám. Những người làm việc hiệu quả nhất mà tôi biết không phải là những người miệt mài làm việc suốt 16 giờ đồng hồ. Họ là những người làm việc theo từng đợt tập trung và sau đó thực sự dừng lại, để đợt tiếp theo có điều gì đó để phát huy.
Bây giờ tôi thực sự nghỉ ngơi, tránh xa màn hình, lý tưởng nhất là di chuyển. Một cuộc đi bộ ngắn giúp tôi tập trung vào buổi chiều hơn bất kỳ loại cà phê nào khác. Tôi rời khỏi bàn làm việc, để lại chiếc điện thoại và để đầu óc tĩnh lặng trong mười phút. Công việc tôi làm sau kỳ nghỉ đó sẽ sắc bén hơn công việc tôi sẽ làm nếu không có nó. Hóa ra, làm ít hơn không phải là một lựa chọn lười biếng. Đây là phiên bản năng suất duy nhất kéo dài hơn một tuần.
Sẵn sàng để mua sắm? So sánh bảng liệt kê việc cần làm hàng ngày khắp các cửa hàng → 📚 Hoặc duyệt các khóa học và sách điện tử về tự lực trong Hàng hóa Kỹ thuật số →
