Organizando um negócio doméstico para que você possa realmente encontrar coisas
O problema da organização empresarial agrava-se de forma específica quando se trabalha a partir de casa: o espaço físico serve múltiplos propósitos, pelo que a tendência natural é que os materiais empresariais se espalhem para o espaço doméstico e vice-versa. Pastas de clientes acabam misturadas com recibos de supermercado; documentos importantes ficam enterrados sob a correspondência doméstica. Organizar-se não é apenas uma questão de eficiência - trata-se de fazer com que o espaço trabalhe a seu favor e não contra você.
Espaço físico primeiro: designe um espaço de trabalho real
A capacidade teórica de trabalhar a partir de um laptop em qualquer lugar da casa não significa que trabalhar em qualquer lugar seja igualmente produtivo. Um espaço de trabalho designado – até mesmo um canto de uma sala com mesa de computador e uma cadeira - cria uma dica mental de que "estou no trabalho", o que não acontece com carregar seu laptop até o sofá. Tudo relacionado ao seu negócio deve residir nesse espaço: seu computador, seus arquivos, seus suprimentos, sua agenda.
Não se trata de estética. É ter um endereço fixo para tudo. Quando a fatura de um cliente está “em algum lugar da minha mesa”, essa é uma pequena ansiedade que fica em segundo plano o dia todo. Quando as faturas estão em uma pasta específica e etiquetada em um local específico, a ansiedade desaparece.
Separe completamente suas comunicações profissionais e pessoais
Um endereço de e-mail separado para a empresa é um requisito mínimo. Uma linha telefônica ou número separado – até mesmo um número de telefone virtual de um serviço VoIP – é o próximo passo para empresas que atendem chamadas. atendimento telefônico comercial os planos são baratos o suficiente para que administrar seu negócio a partir de seu celular pessoal, esperando que os clientes não percebam a informalidade, não faça mais sentido financeiro.
A razão prática vai além do profissionalismo: quando tudo está misturado, você nunca está totalmente desligado. Um e-mail comercial em sua conta pessoal significa que verificar seu e-mail pessoal às 22h se transforma em uma resposta a uma pergunta do cliente. A separação cria limites que protegem seus relacionamentos e sua produtividade.
Construa um sistema de agendamento e realmente use-o
Cumprir um cronograma é mais importante para a organização empresarial do que qualquer outra coisa. Quando seus dias têm estrutura, você agrupa tarefas semelhantes (todas as faturas ao mesmo tempo, todas as atividades de divulgação ao mesmo tempo) em vez de mudar de contexto constantemente. Somente esse processamento em lote pode recuperar um tempo produtivo significativo por semana.
A ferramenta importa menos que o hábito. Um papel planejador diário, um calendário telefônico, um aplicativo de gerenciamento de projetos – escolha o que você realmente abrirá todas as manhãs. A disciplina é verificar o cronograma antes de começar a trabalhar para saber o que está fazendo, e não improvisar a cada momento.
Lide com distrações projetando-as
A maioria dos conselhos sobre distração é baseada na força de vontade: tente mais manter o foco. Conselhos baseados na força de vontade quase sempre são errados para os hábitos diários porque a força de vontade se esgota. O design baseado no ambiente funciona melhor: feche a porta, desligue as notificações, use um bloqueador de sites, mantenha a televisão totalmente fora do espaço de trabalho. Você não está lutando contra a tentação; você o está removendo do meio ambiente.
Diga às pessoas com quem você compartilha um espaço quando você está disponível e quando não está. Uma porta de escritório fechada durante determinados horários, um sinal simples como uma luz de ocupado ou uma placa, é mais fácil de ser respeitado pelos outros do que um abstrato "Estou trabalhando" sem limites visíveis.
O que eu pularia
Eu ignoraria os elaborados sistemas de arquivamento codificados por cores que levam uma tarde para serem configurados e são imediatamente ignorados. O melhor sistema de organização é aquele que você realmente manterá, o que geralmente significa o mais simples. Três categorias – projetos ativos, referência, arquivo – com pastas ou caixas rotuladas superam quinze categorias nas quais você nunca classificará de forma consistente.
Resumindo: organizar um negócio em casa consiste principalmente em remover o atrito ambiental de seu ambiente de trabalho. Espaço físico designado, comunicações separadas, hábito de agendamento e distrações planejadas são os pilares práticos. Faça tudo certo e o trabalho em si ficará consideravelmente mais fácil.
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