Tổ chức kinh doanh tại nhà để bạn thực sự có thể tìm thấy mọi thứ
Vấn đề tổ chức kinh doanh sẽ phức tạp theo một cách cụ thể khi bạn làm việc tại nhà: không gian vật chất phục vụ nhiều mục đích, do đó xu hướng tự nhiên là tài liệu kinh doanh sẽ lan rộng vào không gian trong nhà và ngược lại. Các thư mục của khách hàng cuối cùng được trộn lẫn với biên lai hàng tạp hóa; tài liệu quan trọng được chôn dưới thư hộ gia đình. Sắp xếp ngăn nắp không chỉ mang lại hiệu quả mà còn là làm cho không gian có lợi cho bạn thay vì chống lại bạn.
Không gian vật lý trước tiên: chỉ định một không gian làm việc thực sự
Về mặt lý thuyết, khả năng làm việc từ máy tính xách tay ở bất cứ đâu trong nhà không có nghĩa là làm việc ở mọi nơi đều có năng suất như nhau. Một không gian làm việc được chỉ định - thậm chí là một góc phòng có bàn máy tính và một chiếc ghế - tạo ra tín hiệu tinh thần rằng "Tôi đang làm việc" mà việc mang máy tính xách tay của bạn đến ghế dài thì không. Mọi thứ kết nối với doanh nghiệp của bạn phải tồn tại trong không gian đó: máy tính, tập tin, nguồn cung cấp, lịch của bạn.
Đây không phải là về thẩm mỹ. Đó là về việc có một địa chỉ cố định cho mọi thứ. Khi hóa đơn của khách hàng “ở đâu đó trên bàn làm việc của tôi”, đó là một nỗi lo lắng nho nhỏ đeo bám suốt cả ngày. Khi hóa đơn được đặt trong một thư mục có nhãn cụ thể ở một nơi cụ thể, nỗi lo lắng sẽ biến mất.
Tách biệt hoàn toàn công việc và thông tin liên lạc cá nhân của bạn
Yêu cầu tối thiểu là một địa chỉ email riêng cho doanh nghiệp. Một đường dây hoặc số điện thoại riêng — thậm chí là số điện thoại ảo từ dịch vụ VoIP — là bước tiếp theo dành cho các doanh nghiệp nhận cuộc gọi. dịch vụ điện thoại doanh nghiệp các kế hoạch đủ rẻ để việc điều hành công việc kinh doanh của bạn bằng điện thoại di động cá nhân trong khi hy vọng khách hàng không nhận thấy sự thân mật không còn có ý nghĩa về mặt tài chính nữa.
Lý do thực tế vượt xa tính chuyên nghiệp: khi mọi thứ lẫn lộn, bạn sẽ không bao giờ hoàn toàn thất vọng. Email doanh nghiệp trên tài khoản cá nhân của bạn có nghĩa là việc kiểm tra email cá nhân của bạn lúc 10 giờ tối sẽ chuyển thành trả lời câu hỏi của khách hàng. Sự tách biệt tạo ra những ranh giới bảo vệ cả mối quan hệ và năng suất của bạn.
Xây dựng một hệ thống lập kế hoạch và thực sự sử dụng nó
Lên lịch trình quan trọng đối với tổ chức kinh doanh hơn hầu hết mọi thứ khác. Khi các ngày của bạn có cấu trúc, bạn sẽ thực hiện các nhiệm vụ tương tự theo nhóm (tất cả các hoạt động lập hóa đơn cùng một lúc, tất cả các hoạt động tiếp cận cùng một lúc) thay vì liên tục chuyển đổi ngữ cảnh. Chỉ riêng việc phân đợt đó có thể phục hồi thời gian sản xuất đáng kể mỗi tuần.
Công cụ ít quan trọng hơn thói quen. Một tờ giấy kế hoạch hàng ngày, lịch điện thoại, ứng dụng quản lý dự án — hãy chọn bất kỳ ứng dụng nào bạn thực sự sẽ mở vào mỗi buổi sáng. Kỷ luật là kiểm tra lịch trình trước khi bạn bắt đầu làm việc để bạn biết mình đang làm gì chứ không phải ứng biến từng lúc một.
Xử lý phiền nhiễu bằng cách thiết kế chúng
Hầu hết các lời khuyên giúp bạn phân tâm đều dựa trên sức mạnh ý chí: hãy cố gắng hơn nữa để tập trung. Những lời khuyên dựa trên ý chí hầu như luôn sai đối với những thói quen hàng ngày vì ý chí đã cạn kiệt. Thiết kế dựa trên môi trường hoạt động tốt hơn: đóng cửa, tắt thông báo, sử dụng trình chặn trang web, hãy để tivi hoàn toàn ở ngoài không gian làm việc. Bạn không chống lại sự cám dỗ; bạn đang loại bỏ nó khỏi môi trường.
Cho những người bạn chia sẻ không gian biết khi nào bạn rảnh và khi nào bạn không rảnh. Cửa văn phòng đóng trong một số giờ nhất định, một tín hiệu đơn giản như đèn bận hoặc biển báo, sẽ dễ được người khác tôn trọng hơn là một câu nói trừu tượng "Tôi đang làm việc" không có ranh giới rõ ràng.
Những gì tôi sẽ bỏ qua
Tôi sẽ bỏ qua hệ thống lưu trữ mã màu phức tạp mất cả buổi chiều để thiết lập và ngay lập tức bị bỏ qua. Hệ thống tổ chức tốt nhất là hệ thống bạn sẽ thực sự duy trì, thường có nghĩa là hệ thống đơn giản nhất. Ba danh mục — dự án đang hoạt động, tài liệu tham khảo, kho lưu trữ — với các thư mục hoặc hộp được gắn nhãn sẽ đánh bại mười lăm danh mục mà bạn sẽ không bao giờ phân loại một cách nhất quán.
Điểm mấu chốt: tổ chức kinh doanh tại nhà chủ yếu là loại bỏ những xích mích xung quanh môi trường làm việc của bạn. Không gian vật lý được chỉ định, thông tin liên lạc tách biệt, thói quen lập kế hoạch và những phiền nhiễu được thiết kế sẵn là những trụ cột thực tế. Thực hiện đúng những điều đó và bản thân công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn đáng kể.
Sẵn sàng để mua sắm? So sánh Kinh doanh trực tuyến khắp các cửa hàng → 📚 Hoặc duyệt khóa học & phần mềm trong Hàng hóa Kỹ thuật số →
