एक ऐसा गृह कार्यालय स्थापित करना जो आपसे झगड़ा न करे
मेरा पहला गृह कार्यालय भोजन कक्ष की मेज का एक कोना था। कागजात बाकी सभी चीजों के साथ मिल गए, मुझे कभी ऐसा महसूस नहीं हुआ कि मैं "काम पर" था, और मैंने हर सत्र के पहले 20 मिनट चीजें ढूंढने में बिताए। मुझे यह स्वीकार करने में जितना समय लगा, उससे अधिक समय मुझे यह समझने में लगा कि पर्यावरण मेरे द्वारा किए जा रहे किसी भी एक कार्य की तुलना में अधिक समय बर्बाद कर रहा है।
अव्यवस्था की समस्या भंडारण की समस्या है
जब कोई कार्यालय गंदा हो जाता है तो पहली प्रवृत्ति चीजों को फेंक देने की होती है। यह आमतौर पर गलत है. जो कुछ जमा हो रहा है, उसमें से अधिकांश इसलिए है क्योंकि आपके पास इसका उपयोग है और इसे रखने के लिए कहीं नहीं है। समाधान भंडारण है, शुद्धिकरण नहीं। पुरानी फ़ाइलों को संग्रहित करने के लिए बैंकर्स बॉक्स, a डेस्क आयोजक दैनिक उपयोग की आपूर्ति के लिए, उन वस्तुओं के लिए एक दराज इकाई जिनकी आपको कभी-कभी आवश्यकता होती है - इनकी लागत लगभग कुछ भी नहीं होती है और तुरंत अव्यवस्था को एक ऐसे स्थान में बदल देती है जहां चीजें मिल सकती हैं।
भंडारण के सौंदर्यशास्त्र के बारे में ज़्यादा न सोचें। थ्रिफ्ट स्टोर और सेकेंड-हैंड खुदरा विक्रेताओं के पास पेन के लिए मग, विविध वस्तुओं के लिए टोकरियाँ और कार्यालय आपूर्ति स्टोर की तुलना में बहुत कम कीमत पर शेल्फिंग इकाइयाँ हैं। एकमात्र नियम यह है कि प्रत्येक श्रेणी की वस्तु के लिए एक निर्दिष्ट घर होना चाहिए, और आपको चीजों को उसी दिन वापस वहीं रख देना चाहिए जिस दिन आप उनका उपयोग करते हैं।
ऊर्ध्वाधर स्थान का उपयोग करना जिसे आप संभवतः अनदेखा कर रहे हैं
अधिकांश घरेलू कार्यालय डेस्क स्थान आवंटित करते हैं लेकिन ऊपर की दीवारों की उपेक्षा करते हैं। ए कॉर्क बोर्ड संदर्भ सामग्री को पिन करने के लिए, वर्तमान प्रोजेक्ट नोट्स के लिए एक व्हाइटबोर्ड, या अनुस्मारक के लिए एक चुंबकीय बोर्ड, ये सभी चीज़ें आपके डेस्क से हटकर आपकी आंखों की रेखा में आ जाती हैं - जो वास्तव में वह जगह है जहां आप वैसे भी काम करने वाले नोट्स चाहते हैं। आपके मॉनिटर के सबसे निकट की ऊर्ध्वाधर सतह प्रमुख अचल संपत्ति है। इसका इस्तेमाल करें।
स्टैकिंग अलमारियाँ उन कागजों के लिए अच्छी तरह से काम करती हैं जिनकी आपको अपने डेस्क पर आवश्यकता नहीं है लेकिन नियमित रूप से उपयोग करते हैं। प्रोजेक्ट या क्लाइंट के आधार पर क्रमबद्ध करें और स्लॉट्स को लेबल करें। किसी ढेर की तलाश न करने से होने वाली समय की बचत किसी चीज़ को सही ढंग से फ़ाइल करने में लगने वाले पाँच मिनट का प्रतिफल देती है।
उपकरण प्रश्न: काफी अच्छा बनाम लगातार लड़ना
काम करने वाले उपकरणों और आपकी ऊर्जा ख़त्म करने वाले उपकरणों के बीच एक सीमा होती है। एक कुर्सी जो दो घंटे के बाद आपकी पीठ को दर्द देती है, गलत ऊंचाई पर रखा गया मॉनिटर गर्दन में तनाव पैदा करता है, एक कीबोर्ड जो आपकी कलाइयों को दर्द देता है - ये छोटी-मोटी परेशानियाँ नहीं हैं। वे संचयी उत्पादकता हानि हैं जो अंततः किसी भी तरह से बदलाव के लिए मजबूर करेंगी, लेकिन केवल लागत निकालने के बाद।
यदि आप दिन में आठ घंटे लैपटॉप पर रहते हैं, तो a लैपटॉप स्टैंड एक अलग कीबोर्ड और माउस के साथ इसे एर्गोनोमिक वर्कस्टेशन में बदल दिया जाता है। यदि आपके डेस्क पर जगह कम है, तो दीवार पर एक फ्लैट स्क्रीन मॉनिटर को बांह पर लगाने से स्क्रीन को आंखों के स्तर पर रखते हुए पदचिह्न पुनः प्राप्त हो जाता है। ए एर्गोनोमिक कार्यालय की कुर्सी सप्ताह में 20 घंटे से अधिक घर से काम करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए यह सबसे अधिक रिटर्न वाली खरीदारी में से एक है।
डिजिटल दुनिया में भी कागजी कार्रवाई की वास्तविकता
प्रत्येक घरेलू व्यवसाय कुछ भौतिक कागज तैयार करता है, भले ही मालिक कितना भी डिजिटल रूप से इच्छुक हो - अनुबंध, रसीदें, सरकारी पत्राचार, ग्राहक द्वारा हस्ताक्षरित दस्तावेज़। एक छोटा अग्निरोधी दस्तावेज़ सुरक्षित अपूरणीय वस्तुओं के लिए और बाकी के लिए एक सरल फाइलिंग प्रणाली स्थापित करने में एक दोपहर का समय लगता है और चिंता की एक श्रेणी को समाप्त कर देता है। अपने डेस्क पर वह कागज़ न रखें जो किसी फ़ाइल में हो।
दैनिक डेस्क की सफाई करने योग्य है। इससे पहले कि आप दिन के लिए बंद कर दें, जो कुछ भी नहीं है उसे साफ़ करने के लिए दो मिनट का समय लें - कप, रैपर, यादृच्छिक वस्तुएं जो दिन के दौरान बाहर चली गईं। अगले सत्र को साफ़ सतह के साथ शुरू करना दो मिनट की लागत से अधिक मूल्यवान है।
मैं क्या छोड़ूंगा
मैं शुरुआत में ही किसी बड़े कार्यालय के रीडिज़ाइन प्रोजेक्ट को करने के प्रलोभन को छोड़ दूँगा। पहले न्यूनतम व्यवहार्य सेटअप खरीदें, उसमें दो सप्ताह तक काम करें, और फिर जो वास्तव में आपको परेशान करता है उसके आधार पर समायोजन करें। जिन समस्याओं की आपने आशंका जताई थी वे शायद ही कभी वास्तविक घर्षण बिंदु बन पाती हैं। जो चीज़ें वास्तव में आपको धीमा कर देती हैं वे आमतौर पर केवल उपयोग में ही प्रकट होती हैं।
मूल बात: एक गृह कार्यालय जो आपका समर्थन करता है उसे बड़े बजट या डेकोरेटर की आवश्यकता नहीं होती है। इसमें हर उस चीज़ के लिए भंडारण की आवश्यकता होती है जो अन्यथा ढेर हो जाएगी, सही ऊंचाई पर सतह पर होगी, और ऐसे उपकरण जो आपसे लड़ेंगे नहीं। उन तीन चीज़ों को ठीक से कर लें और स्थान पर आपका समय बर्बाद होना बंद हो जाएगा।
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